Những thủ thuật hay để làm việc từ xa qua Zalo hiệu quả hơn

Trong bối cảnh làm việc từ xa đang trở thành xu hướng tất yếu của thời đại công nghệ số, việc sử dụng các nền tảng giao tiếp trực tuyến như Zalo không chỉ giúp kết nối nhân viên với nhau mà còn tạo điều kiện để công việc được diễn ra trơn tru, linh hoạt. Với hơn 70 triệu người dùng tại Việt Nam, Zalo không chỉ là ứng dụng nhắn tin, gọi điện miễn phí, mà còn là công cụ hiệu quả để cộng tác, chia sẻ tài liệu và quản lý công việc. Tuy nhiên, để làm việc từ xa qua Zalo hiệu quả, người dùng cần biết cách khai thác tối ưu các tính năng của ứng dụng này. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ một số thủ thuật và mẹo hữu ích để nâng cao năng suất làm việc qua Zalo.

1. Tận dụng tính năng nhóm (Group Chat) để phân loại công việc

Một trong những điểm mạnh của Zalo là khả năng tạo nhóm trò chuyện theo chủ đề, phòng ban hoặc dự án. Khi làm việc từ xa, điều quan trọng là giữ cho thông tin được tổ chức rõ ràng, tránh tình trạng tin nhắn bị trôi hoặc lộn xộn.

Thủ thuật:

Tạo nhóm theo từng dự án cụ thể, ví dụ: “Dự án Marketing T6/2025”, “Nhóm phát triển sản phẩm”, hay “CSKH – Team A”.
Ghim tin nhắn quan trọng lên đầu nhóm để tránh việc phải cuộn lại tìm thông tin.
Sử dụng biểu tượng, icon hoặc mã dự án để phân biệt các nhóm (ví dụ: 📊Marketing | 💻Dev Team | 🛠Support).

Nhờ đó, nhân viên có thể dễ dàng định vị công việc mình đang tham gia và phản hồi nhanh chóng mà không bị phân tâm bởi các cuộc trò chuyện không liên quan.

2. Ghim và tìm kiếm tin nhắn thông minh

Zalo có tính năng ghim tin nhắn rất hữu ích, đặc biệt khi làm việc từ xa, nơi mà việc giữ thông tin quan trọng luôn trong tầm mắt là điều cần thiết.

Thủ thuật:

Ghim lịch họp, deadline, link tài liệu, hay nội dung trao đổi quan trọng lên đầu nhóm.
Sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao bằng từ khóa, người gửi, hay mốc thời gian để truy xuất tin nhắn cũ một cách nhanh chóng.

Tính năng này giúp bạn không bị “lạc trôi” giữa hàng trăm tin nhắn và giữ được nhịp độ làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp.

3. Tối ưu hóa chia sẻ và quản lý tài liệu

Khi làm việc nhóm, việc trao đổi tài liệu là điều không thể thiếu. Zalo hỗ trợ chia sẻ file lên tới 1GB, giúp người dùng dễ dàng gửi báo cáo, hình ảnh, file trình chiếu hoặc bảng tính.

Thủ thuật:

Sử dụng Zalo PC để kéo – thả file nhanh chóng từ máy tính vào cửa sổ chat.
Đặt tên file rõ ràng, có cấu trúc (ví dụ: “Báo cáo_tài_chính_T5.xlsx”).
Tạo thư mục lưu trữ riêng cho từng nhóm trò chuyện trên máy tính để dễ tra cứu.

Đặc biệt, Zalo còn hỗ trợ đồng bộ giữa thiết bị di động và máy tính, giúp người dùng linh hoạt xử lý công việc dù đang ở nhà, quán café hay đang di chuyển.

4. Sử dụng tin nhắn thoại và cuộc gọi video đúng lúc

Khi làm việc từ xa, việc truyền đạt ý tưởng hoặc phản hồi chi tiết đôi khi khó thể hiện hết qua văn bản. Đây là lúc nên sử dụng tính năng tin nhắn thoại hoặc gọi video.

Thủ thuật:

Gửi tin nhắn thoại khi cần giải thích các vấn đề dài dòng hoặc phức tạp (tối đa 5 phút/1 tin).
Gọi video để thảo luận nhanh, chia sẻ màn hình (nếu dùng Zalo PC) và tương tác trực quan hơn với đồng nghiệp.
Ưu tiên gọi nhóm để tiết kiệm thời gian thay vì gọi từng người.

Tuy nhiên, cần sử dụng linh hoạt – tránh lạm dụng quá mức khiến người nhận bị gián đoạn công việc.

5. Thiết lập nhắc nhở và lịch hẹn ngay trên Zalo

Đây là tính năng rất ít người tận dụng nhưng cực kỳ hữu ích cho làm việc từ xa. Bạn có thể tạo lịch hẹn, đặt nhắc nhở trực tiếp trong khung chat.

Thủ thuật:

Gõ @Lịch để mở trình tạo lịch trong nhóm chat.
Đặt lịch họp, deadline công việc, tự động thông báo đến các thành viên liên quan.
Sử dụng nhắc nhở cá nhân để quản lý công việc hằng ngày, thay cho các ứng dụng lịch ngoài như Google Calendar.

Nhờ đó, bạn sẽ không bỏ sót các mốc thời gian quan trọng trong công việc và tránh được tình trạng “quên việc” khi làm ở nhà.

6. Chuyển đổi giữa nhiều thiết bị linh hoạt

Zalo hỗ trợ đăng nhập đồng thời trên cả điện thoại, máy tính bảng và máy tính để bàn. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần thay đổi môi trường làm việc mà không bị gián đoạn.

Thủ thuật:

Đăng nhập Zalo PC để gõ văn bản nhanh hơn, chia sẻ tài liệu thuận tiện.
Dùng điện thoại khi cần phản hồi nhanh trong lúc đang di chuyển.
Đồng bộ tin nhắn để không bỏ lỡ thông tin quan trọng dù dùng thiết bị nào.

Một lưu ý nhỏ là bạn nên bảo vệ tài khoản bằng mã PIN, mật khẩu đăng nhập hoặc xác minh 2 lớp để đảm bảo an toàn thông tin.

7. Giữ văn hóa làm việc chuyên nghiệp khi giao tiếp qua Zalo

Mặc dù Zalo là ứng dụng quen thuộc, dễ dùng và mang tính cá nhân cao, nhưng khi dùng cho công việc, bạn cần giữ sự chuyên nghiệp nhất định.

Thủ thuật:

Tránh dùng quá nhiều emoji, ngôn ngữ suồng sã, hoặc viết tắt trong môi trường công việc.
Trả lời tin nhắn đúng mực, rõ ràng, đủ ý – tránh trả lời cộc lốc hoặc dùng biểu tượng thay cho câu trả lời.
Sắp xếp thời gian phản hồi hợp lý, tránh để tin nhắn công việc bị “bỏ quên” quá lâu.

Việc duy trì phong cách giao tiếp chuẩn mực không chỉ thể hiện sự tôn trọng với đồng nghiệp mà còn giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp dù làm việc từ xa.

8. Tận dụng tích hợp Zalo với các công cụ khác

Một số công ty có thể tích hợp Zalo với hệ thống CRM, phần mềm quản lý công việc như Trello, Notion, hoặc Google Drive để tối ưu quy trình.

Thủ thuật:

Tạo webhook để nhận thông báo từ các hệ thống về Zalo nhóm.
Chèn link tài liệu trực tiếp từ Google Docs để mọi người có thể truy cập cùng lúc.
Sử dụng chatbot để tự động trả lời hoặc nhắc nhở deadline, KPI.

Những tích hợp này giúp Zalo trở thành một trung tâm thông tin hiệu quả, giảm thời gian chuyển đổi giữa các công cụ và cải thiện năng suất.

Kết luận

Zalo không chỉ là một công cụ nhắn tin phổ biến trong đời sống hàng ngày mà còn là một nền tảng mạnh mẽ để làm việc từ xa khi được sử dụng đúng cách. Việc kết hợp các thủ thuật như phân nhóm hiệu quả, tận dụng tính năng nhắc nhở, sử dụng tin nhắn thoại hợp lý, quản lý tài liệu khoa học và giữ phong cách giao tiếp chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nâng cao đáng kể hiệu suất công việc. Trong thời đại số hóa, khả năng làm việc linh hoạt và chủ động thông qua những nền tảng như Zalo chính là lợi thế cạnh tranh lớn của mỗi cá nhân và doanh nghiệp.